Administratief Medewerker

Upperbloom is een snelgroeiende scale-up die buitenruimtes van horeca, retail en bedrijven transformeert met premium beplanting, volledig verzorgd in abonnement. Van terrassen tot entrees: wij verzorgen ontwerp, levering, onderhoud en verversingen. Samen bouwen we aan een groenere stad waarin elke buitenruimte uitnodigt om even stil te staan en te genieten. “More Bloom, Less Work”

Jouw rol

Als Administratief Medewerker ben je het organisatorische middelpunt van Upperbloom. Je ondersteunt onze operations, finance en commerciële teams door te zorgen dat alle administratieve processen soepel, accuraat en proactief verlopen. Je houdt grip op offertes, contracten, bestellingen, abonnementen, facturatie, mailverkeer en onze klant- en leveranciersadministratie. Je werkt dagelijks met het CRM, planningstools en onze financiële systemen.

Wat je gaat doen

Administratie & organisatie

Je leidt onze operationele machine. Dat betekent:

• Beheren van klantdossiers, contracten en abonnementen (monthly recurring + eenmalige deals)

• Verwerken van orders, leveringen en plantwissels in het CRM

• Ondersteunen bij planning van installaties en onderhoudsbezoeken

• Opstellen, versturen en opvolgen van offertes
  

Financiële administratie

• Verwerken en controleren van inkoop- en verkoopfacturen

• Bewaken van betalingstermijnen en crediteuren/debiteurenbeheer

• Ondersteunen bij maandafsluitingen en financiële rapportages

Klantcommunicatie

• Eerste aanspreekpunt voor klanten via e-mail en telefoon

• Klantvragen correct registreren en doorzetten naar de juiste collega

• Vriendelijk, snel en oplossingsgericht reageren

Procesverbetering

• Meedenken over efficiëntere administratieve processen

• Input geven voor automatisering (AI, CRM-flows, dashboards)

• Actief signaleren wanneer iets beter kan
  

Wat wij zoeken

• Ervaring in een administratieve of financiële ondersteunende rol

• Sterk in structuur, nauwkeurigheid en prioriteiten stellen

• Comfortabel met digitale tools (CRM, facturatie, Excel/Sheets)

• Proactief, zelfstandig en communicatief sterk

• Je houdt van orde, duidelijkheid en processen verbeteren

• Affiniteit met een groeiende scale-up (en een beetje met planten 😉)
  

Wat wij bieden

Een sleutelrol in een scale-up die steden groener én mooier maakt.

• Een sleutelfunctie in een bedrijf met grote groeiambities

• Veel verantwoordelijkheid en mogelijkheid om processen vorm te geven

• Een hechte, informele en ondernemende werksfeer

• We bieden een marktconform salaris, vakantiegeld, een pensioenregeling

• Mogelijkheid om door te groeien in operations, finance of office management

• Werken vanuit onze groene locatie in Amsterdam